Politique de confidentialité

Responsable du traitement

Le service EDLAI est édité par EDLAI, service édité par Sébastien Stadelmann, Fribourg, Suisse — contact@edlai.ch (voir les mentions légales).

Pour les données relatives aux comptes clients (régies, gérances, propriétaires bailleurs), la répartition des rôles est précisée plus bas : le client professionnel reste responsable du traitement des données de ses locataires, et EDLAI agit comme sous-traitant.

Le site vitrine (www.edlai.ch)

Le site vitrine présente le service. À ce jour :

• Aucun cookie de suivi et aucun tracker tiers ne sont utilisés. Aucun bandeau cookie n'est nécessaire en l'état.
• Les polices d'écriture sont chargées depuis Google Fonts. Ce chargement constitue un transfert technique : votre navigateur contacte les serveurs de Google pour récupérer les fichiers de police, ce qui transmet techniquement votre adresse IP à Google. Aucune autre donnée n'est collectée à cette occasion par EDLAI.
• Si vous nous écrivez (par exemple à contact@edlai.ch), votre adresse email et le contenu de votre message sont traités pour répondre à votre demande.

Le service EDLAI (comptes clients)

Lorsqu'un compte est utilisé pour réaliser des états des lieux, les catégories de données suivantes sont traitées :

• Données de compte : email, nom de l'utilisateur du compte (régie, gérance ou propriétaire bailleur).
• Logements : adresses des biens concernés par les états des lieux.
• Données des locataires : nom, email — saisies par la régie ou le bailleur dans le cadre de la relation de bail.
• Photos d'état des lieux : images des pièces et éléments constatés.
• Signatures : nom, horodatage, adresse IP et empreinte (hash SHA-256) du document signé — à finalité probatoire (preuve de l'accord et de l'intégrité du document).
• Messages du dossier : échanges rattachés à un état des lieux.

Rôles : responsable de traitement et sous-traitant

Pour les données des locataires saisies via un compte professionnel, la régie ou le bailleur reste responsable de traitement : c'est lui qui décide des finalités et des moyens, et qui détient la relation de bail. EDLAI agit comme sous-traitant : il traite ces données pour le compte du client, selon ses instructions et pour fournir le service.

Finalités et base légale

• Fournir le service (créer et gérer les états des lieux, calculer la vétusté, générer les documents) — exécution du contrat.
• Recueillir et conserver les signatures (nom, horodatage, IP, hash SHA-256) — finalité probatoire, intégrité et preuve.
• Communiquer avec l'utilisateur du compte au sujet du service — exécution du contrat.
• Envoi d'emails (par exemple avis des défauts, notifications) — exécution du contrat.

Hébergement et localisation des données

Les données du service sont hébergées sur une infrastructure située en Suisse (Infomaniak — infrastructure suisse) et traitées en Suisse, sous le régime de la nLPD.

Prestataires et transferts

• Envoi d'emails : les emails sont envoyés via le service SMTP d'Infomaniak (Suisse).
• Analyse des photos par IA : lorsque cette fonction est activée, les photos d'état des lieux sont transmises à l'API de Google Gemini pour être analysées. Cette analyse constitue un transfert sortant (hors traitement local) ; la base légale est l'exécution du contrat, et le client est informé de cette transmission. Lorsque la fonction n'est pas activée, les photos ne sont pas transmises à ce service.
• Polices Google Fonts sur le site vitrine : transfert technique décrit ci-dessus.

Durée de conservation

Les données sont conservées le temps nécessaire à la fourniture du service et à la conservation de la valeur probatoire des états des lieux et signatures, puis dans le respect des obligations légales applicables. Le client professionnel, responsable de traitement, peut demander la suppression des données de ses dossiers.

Vos droits (nLPD)

Conformément à la nLPD, vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement et d'opposition concernant vos données personnelles. Pour les données de locataires traitées pour le compte d'un client professionnel, ces demandes sont à adresser en priorité au responsable de traitement (la régie ou le bailleur) ; EDLAI l'assiste en sa qualité de sous-traitant.

Pour exercer vos droits ou pour toute question : contact@edlai.ch.

Autorité de surveillance

L'autorité compétente en Suisse est le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT). Vous pouvez vous adresser à elle si vous estimez que le traitement de vos données ne respecte pas la nLPD.

Modifications

Cette politique peut être mise à jour si le service évolue (par exemple en cas d'ajout d'un outil de mesure d'audience). La date de dernière mise à jour figure en tête de page.